Acta N°2.663 En la Ciudad de San Miguel de Tucumán, a 13 días de mayo de 2.020, se reúnen los Miembros del H. CONSEJO DIRECTIVO DEL COLEGIO DE ESCRIBANOS DE TUCUMÁN, bajo la presidencia del Esc. Marco A Padilla (h) y los siguientes Consejeros: Ramón A. Poliche, Silvia I. Parajón de Dalton, Olga C. Moreno de Odstrcil, Fabián Navarro de Zavalía, Susana Díaz Márquez de Augier, María Susana Bravo de Orlando, Sebastián A. Villagra y Arcadio Molina, a fin de analizar la conveniencia de reformar algunos aspectos del Reglamento aprobado el 14 Mar 2.007, y considerando:

  1. Que por acta 1.153, el HCD de este Colegio, en reunión del 9 de agosto de 1.978, implantó a partir del 1° de noviembre de ese año, el LIBRO DE REQUERIMIENTO DE FIRMAS E IMPRESIONES DIGITALES, de uso obligatorio para los escribanos de la Provincia, cuya reglamentación fue aprobada mediante Acta n° 1.160, del 17 de octubre de 1.978.

  2. Esa normativa fue modificada en 1.998: mediante acta 1.931, en 2.006: mediante acta 2.255 y el 14 Marzo 2.007 mediante acta 2.273, publicada en el Boletín Oficial del 19 Marzo 2.007, como aviso n° 125.702

  3. Que desde esa época, se utiliza un Libro con quinientas páginas, tamaño oficio, que ha sido reemplazado en muchas jurisdicciones por un soporte de menor dimensión, procurando disminuir el costo y los espacios necesarios para su utilización, conservación y ulterior archivo.

  4. Con esta finalidad, se ha dispuesto reemplazar los libros que hasta el momento eran provistos, por una nueva diagramación empleando el tamaño A4, que facilita su utilización.

  5. Reforma del Reglamento: Frente al nuevo formato, corresponde adaptar algunas pautas del mencionado Reglamento, mediante algunas normas que tendrán vigor mientras contribuyan al más eficaz servicio notarial e irán siendo modificadas para adaptarlas a la labor profesional y a la seguridad jurídica.

  6. Legajos: Además se reglamentará el Art.62 de la Ley de Escribanos Públicos (en adelante LEP), que autoriza al escribano a depositar en el Archivo General de la Provincia, los legajos correspondientes a los certificados administrativos y fiscales expedidos por las reparticiones públicas; ‘en el modo que establezca el Reglamento Notarial’. Es de público conocimiento, la limitación de espacios con que cuenta esa repartición que impide recibir los legajos, usualmente denominados ‘minutarios’. El texto legal prescribe: ‘Este depósito deberá efectuarse antes del primero (1°) de julio de cada año, bajo recibo firmado por el Director de dicha repartición, quien en los siguientes treinta (30) días informará al Colegio sobre las demoras registradas’. La realidad es que los minutarios o ‘legajos de certificados’, no están siendo recibidos por el Archivo General, obligando a la conservación de este material, en las oficinas notariales sin ningún límite temporal. Esta reforma persigue poner un límite a esa labor de conservación y compatibilizarla con la carga impuesta por la Resolución UIF 21/2.011[1], cuyo art. 16 establece: ‘Conservación de la Documentación. Conforme lo establecido por el artículo 21 inciso a) de la Ley N° 25.246 y modificatorias y su decreto reglamentario, los sujetos obligados deberán conservar, para que sirva como elemento de prueba en toda investigación en materia de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, la siguiente documentación:
    1. Respecto de la identificación del requirente, el legajo y toda la información complementaria que haya requerido, durante un período de DIEZ (10) años, desde la instrumentación del acto.

    2. Respecto de los actos y contratos que le son requeridos que sean documentados en el Protocolo del Registro a su cargo, se deberán conservar por el Escribano en forma permanente, o hasta su entrega al Archivo de Protocolos Notariales, si correspondiere.

    3. El registro del análisis de las operaciones sospechosas reportadas deberá conservarse por un plazo de DIEZ (10) años.

  7. Luego de una deliberación, el H Consejo Directivo, en ejercicio de las facultades atribuidas por los artículos 117, 149 inciso “6” y 165 inciso "5" LEP y con el quórum previsto en el art 156 modifica los siguientes artículos de "Reglamento notarial":

    1. 17- Los libros contendrán setecientos cincuenta actas numeradas correlativamente, que deberán labrarse con observancia del orden numérico y cronológico, sin actas intermedias en blanco. Los escribanos son responsables de la integridad y conservación del libro hasta su reintegro o incautación.

    2. 22- En la página en blanco que inicia cada libro, se asentará: a) Numero Orden del Libro, b) Nombre del Escribano, c) Número de Registro,  d) Asiento del Registro, e) Fecha de habilitación y f) firma y sello del Consejero Habilitante. El Secretario General es responsable de que los libros anteriores hayan sido restituidos en los términos previstos por este reglamento.

    3. 23- Los libros de requerimiento se identifican del siguiente modo: Número de registro y secuencia en que fue provisto a cada escribano titular o adscripto.

    4. 24- Se extenderá un acta de requerimiento por cada firma que se certifique. Si una persona firma dos o más documentos de igual tenor, el requerimiento podrá instrumentarse en una misma acta. Excepcionalmente, en una misma acta podrá instrumentarse el requerimiento de la certificación de firma de dos documentos de distinto tenor, siempre y cuando el acto jurídico instrumentado en uno de ellos fuese dependiente o consecuente del acto jurídico instrumentado en el otro.

    5. 25- Las actas de requerimiento deben contener el número del acta, lugar y fecha, nombre, apellido, tipo y número del documento de identidad del requirente. Además, individualizará el documento intervenido, y el número de foja/s de Actuación Notarial. En la parte inferior, firmarán el requirente y el escribano in­terviniente.
    6. 26- Al agregar la hoja de actuación notarial deberá consignarse - en la CERTIFICACIÓN - el número del acta o de las actas suscriptas por los requirentes y la fecha de cada una de ellas, si no coincidieran con la fecha de la certificación.

    7. 28- Las certificaciones de firmas deben contener los datos y recaudos del art. 25. La justificación de identidad deberá ser realizada por cualquiera de los medios establecidos en el artículo 306 del Código Civil y Comercial. No deben dejarse espacios en blanco.

    8. 31- Cuando dos o más personas firmaren en forma conjunta, representando a un tercero, cada uno deberá firmar un acta independiente.

    9. 56- Hojas notariales: Las hojas de protocolo inutilizadas por errores materiales, o de impresión, y que no deban ser incorporadas al protocolo, deberán ser restituidas al Colegio, quien las reemplazará. El escribano deberá abonar los gastos que dicho reemplazo genere.

    10. 56 bis- Los legajos de certificados administrativos y fiscales a que se refiere el art 62 LEP (minutario), deben ser conservados por el plazo de CINCO AÑOS y mientras el protocolo al que accedan no haya sido recibido sin observación por el Archivo General o no haya sido inspeccionado por la Oficina de Inspección de Registros o cuando existan observaciones pendientes. La documentación a que se refiere el artículo 21 inciso a) de la Ley 25.246 y modificatorias y su reglamentación deberá conservarse por el plazo que allí se establece.

    11. Este reglamento entrará en vigencia el 28 de mayo de 2.020. La presente resolución será comunicada a la Excma. Corte Suprema de Justicia de la Provincia, a los señores Fiscal de Estado, Director de Personas Jurídicas, Registros Inmobiliario y Nacional de la Propiedad del Automotor y publicada en la página web de esta Entidad. Siendo las 13:30 horas finaliza la sesión y se deja constancia que esta decisión fue adoptada el pasado 8 de abril, en sesión no presencial en el que la Presidencia garantizó la posibilidad de participar a distancia por plataformas que permitieron la transmisión simultánea de audio o video. En cumplimiento del art 158 CCyC, ahora se transcribe lo deliberado, votado y resuelto en dicha reunión no presencial virtual, como medida de garantía y fe pública. La firma del acta no se realizó en forma simultánea, sino secuencial para cumplir con las normas impuestas por la autoridad sanitaria. Conste.

[1] http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/175000-179999/178265/texact.htm